מנהל/ת אדמיניסטרטיבי/ת הוא דמות מפתח בארגון. הוא אחראי על ניהול ותפעול שוטף של משימות אדמיניסטרטיביות שונות בארגון. התפקיד כולל בין היתר פיקוח על תהליכים תפעוליים, לוגיסטיים וארגוניים, ניהול משאבים, והובלת תהליכי שיפור וייעול בארגון.
מהו תפקידו של מנהל אדמיניסטרטיבי?
תרומתו של המנהל האדמיניסטרטיבי משמעותית בכל ארגון. בארגונים קטנים, הוא עשוי לטפל במגוון תחומים בעצמו , כולל רכש ומשאבי אנוש. בארגונים גדולים, התפקיד מתמקד יותר בפיקוח ותיאום, לצד מנהלים ייעודיים בתחומי משאבי אנוש, כספים ולוגיסטיקה.
למרות שלעיתים יש בלבול בין התפקידים, מנהל אדמיניסטרטיבי אינו מזכיר/ה. בעוד שתפקיד מזכיר/ה עוסק בעיקר בניהול יומנים, קביעת פגישות, מענה טלפוני וטיפול בניירת, תחומי האחריות של מנהל אדמיניסטרטיבי הם רחבים ומשמעותיים יותר וכוללים בין היתר: אחריות תפעולית במשרד, התנהלות מול ספקים ולקוחות, הזמנות רכש ולוגיסטיקה, טיפול בענייני כוח אדם, קביעת נהלי עבודה ולוחות זמנים, ניהול תהליכים ארגוניים ותפעוליים, ועוד.
מנהל אדמיניסטרטיבי במערכת הבריאות
מנהלים אדמיניסטרטיביים פועלים במגוון תעשיות, אך תפקידם משמעותי במיוחד במערכת הבריאות, במרפאות, בתי חולים, וקופות חולים, שם יש צורך בתיאום בין צוותים רפואיים, תפעול של ציוד רפואי, ועמידה בחוקי האתיקה וברגולציות שונות. עליהם לדאוג כי מערך השירותים הרפואיים יתנהל בצורה חלקה ויעילה.
תחומי אחריות ופעילות של מנהל אדמיניסטרטיבי
לתפקיד מנהל אדמיניסטרטיבי בארגונים שונים, ובפרט במוסדות בריאות, יש תחומי אחריות מרכזיים:
- ניהול שוטף של המתקנים והציוד במשרד/ארגון – פיקוח על המלאי ועל תחזוקת הציוד המשרדי ותיאום עם ספקי שירות חיצוניים כשמדובר במוסד רפואי, על המנהל האדמיניסטרטיבי לפקח על הציוד המשרדי/הרפואי ולוודא זמינות, תקינות והתאמה של הציוד לצרכים רפואיים, תוך ניהול הקשרים עם ספקים ושירותי תחזוקה.
- ניהול יומן ותיאום פגישות - כולל תמיכה אדמיניסטרטיבית יומיומית למחלקות ולמנהלים בארגון. בהקשר זה, במוסדות רפואיים, מנהל אדמיניסטרטיבי אחראי על קביעת פגישות רפואיות, תיאום בין רופאים, אחיות, מטופלים וספקים רפואיים, והבטחת זמינות אנשי הצוות.
- טיפול בהזמנות רכש ומעקב אחר פרויקטים – כולל הגשת הזמנות רכש, מעקב אחר אספקת מוצרים, בדיקה שהכל מגיע בהתאם לתכנון התקציבי. במערכת הבריאות, זה כולל גם הצטיידות בתרופות, והזמנות מכשור רפואי מתקדם.
- תמיכה במשאבי אנוש - כולל תמיכה בתהליכי גיוס, קליטה ועזיבה של עובדים, סידורי עבודה ועוד.
- הוצאת חשבוניות וגבייה – מעקב אחר חשבוניות, תשלומים ודוחות פיננסיים. במערכת הבריאות תפקיד זה כולל למשל מעקב אחרי תשלומי מטופלים, עבודה מול חברות ביטוח ובקרה על גבייה.
- הכנת חומר לרואה חשבון – כולל העברת חשבוניות, קבלות, ומסמכים נדרשים לצורך ניהול ובקרה פיננסית עבור הארגון .
- פיתוח סטנדרטים ונהלים תפעוליים - תחום אחריות זה חשוב עוד יותר במערכת הבריאות שם יש רגולציה מחמירה הדורשת עדכון והטמעה של נהלים לשמירה על איכות הטיפול והשירות.
- מעקב ופיקוח על מתקן או מבנה. הבטחת תחזוקה נאותה של הארגון/מוסד הרפואי, כולל ניקיון, בטיחות ונגישות.
- קביעת נהלי עבודה ולוחות זמנים לצוות האדמיניסטרציה והגדרת שיטות עבודה מסודרות
כפי שניתן לראות מדובר בתפקיד מגוון ומעשיר המשתרע על פני מגוון רחב של תחומי אחריות.
גם כשמדובר במנהל אדמיניסטרטיבי בבתי חולים ובמוסדות בריאות , עבודתו שזורה בכל תחומי העשייה של הארגון. הוא מסייע להנהלה בתחומי המנהל השונים ומתממשק עם יחידות רבות, כולל מערך הלוגיסטיקה, רכש, תחזוקה, ביטחון, מערכות מידע, קבלת קהל, רשומות רפואיות, משאבי אנוש ועוד.
כיום יש ביקוש רב לתפקיד זה במערכות בריאות, ואם זה נשמע לכם מעניין ומסקרן, לימודי תואר ראשון בניהול מערכות בריאות במרכז האקדמי שערי מדע ומשפט, מספק את הידע והכלים הפרקטיים להצלחה בתפקיד מנהל אדמיניסטרטיבי במערכת הבריאות באמצעות קורסים ייעודיים שמעניקים בסיס תיאורטי לצד ניסיון מעשי.
מאפייני אישיות ויכולות נדרשות
היכולות והכישורים שנדרשים לתפקיד מנהל אדמיניסטרטיבי:
- יוזמה ויצירתיות - עליו ליזום, למצוא פתרונות חדשניים להתייעלות ארגונית, לחיסכון במשאבים ולשיפור תהליכי עבודה. במערכת הבריאות, יש צורך בחדשנות מתמדת - לדוגמה, שיפור ניהול תורים, וייעול מערכות מידע רפואיות.
הקורס "ניהול טכנולוגי ואבטחת מידע" במסגרת התואר מעניק בסיס לפיתוח יכולת יזמית ומספק ידע בחדשנות רפואית, שירותי רפואה בעידן הדיגיטלי, ביג דאטה, רובוטיקה רפואית ו- AI בינה מלאכותית. - יכולות ארגון ותכנון גבוהות - מנהל אדמיניסטרטיבי אחראי על שיבוץ צוותים, תכנון לוחות זמנים, ניהול מלאי וספקים, ולכן עליו להיות מדויק ומסודר. במערכת הבריאות, תכנון שגוי של משאבים עלול להוביל לפגיעה באיכות הטיפול הרפואי. הקורסים "ניהול לוגיסטי" ו"ניהול מרפאות" במסגרת התואר, יקנו לכם כלים פרקטיים לפיתוח יכולות ארגון ותכנון תהליכים במערכות בריאות ושיפור תהליכי עבודה.
- יכולת תקשורת בין-אישית טובה - מנהל אדמיניסטרטיבי עובד עם אנשים כל הזמן . במערכת הבריאות זה כולל צוותים רפואיים, מנהלים, ספקים, ומטופלים. לכן עליו להיות בעל יכולת הקשבה ורגישות ולדעת לתת מענה מקצועי ואנושי . הקורס "ניהול משאבי אנוש במערכת הבריאות" במסגרת התואר, יקנה לכם כלים לתקשורת נכונה מול צוותים רפואיים, התמודדות עם קונפליקטים ויצירת סביבת עבודה תומכת.
- יכולת עבודה עצמאית - יכולת ליזום, לקבל החלטות, לזהות בעיות ולטפל בהן בזמן אמת, ללא צורך בהנחיות באופן מתמיד.
- אמינות ויושרה - מאפיין זה הכרחי, במיוחד כשמדובר בניהול אדמיניסטרטיבי בארגוני בריאות , שם עליו לדאוג שהתהליכים מתבצעים בשקיפות ובהתאם לחוק, וגם לוודא שמירה על מידע רפואי חסוי של מטופלים .
הקורס "אתיקה וחוק במערכות בריאות" במסגרת התואר יאפשר לכם למלא את התפקיד באופן אמין ומקצועי ויקנה לכם ידע בתחום האתיקה כמו זכויות מטופלים, סודיות רפואית והיבטים משפטיים בתחום הבריאות. - שליטה עצמית - שליטה ברגשות ויכולת קבלת החלטות בשיקול דעת ובקור רוח הם קריטיים למנהל אדמיניסטרטיבי מוצלח והדבר נכון בייחוד במערכת הבריאות שהיא סביבה לחוצה ודינאמית.
- שירותיות – זו תכונה חשובה למנהל אדמיניסטרטיבי שעובד מול אנשים וממשקים רבים ובפרט במערכת הבריאות שם הוא פועל מול מטופלים עם צרכים שונים וצוותי הרפואה.
הקורס "נגישות השירות במערכות הבריאות" - יעניק לכם כלים להנגשת השירות במערכת הבריאות תוך הבנת צרכי בעלי מוגבלויות. - סקרנות ויכולת למידה עצמית - הוא נדרש ללמידה מתמדת כדי לשפר את כישוריו ולהישאר רלוונטי בתחום. בהקשר זה קורס "ניהול ותפעול מערכות בריאות בעולם" במסגרת התואר יספק לכם מידע עדכני על מערכות בריאות שונות ברחבי העולם, תוך כדי התייחסות לתהליכים עכשוויים.
- ורסטיליות , גמישות ויכולת הסתגלות - מנהל אדמיניסטרטיבי חייב להיות גמיש ופתוח לשינויים, ולהגיב במהירות למצבים חדשים בהתאם לצרכי הארגון. זה נכון עוד יותר בעבודה בארגוני בריאות שם יש שינויים באופן מתמיד - אם זה רגולציה וחוקים משתנים, טכנולוגיות חדשות נכנסות, מגפות מתפרצות, ואירועים לא צפויים. הקורס "רפואה דיגיטלית" במסגרת התואר יעניק לכם כלים לפיתוח יכולת של גמישות, בזכות היכרות עם טכנולוגיות חדשות בעולם הבריאות, כולל פתרונות דיגיטליים לייעול השירותים הרפואיים. קורס נוסף "השפעת הקורונה על מערכת הבריאות בראייה גלובלית" מספק תובנות על ניהול משברים והתמודדות עם שינויים בלתי צפויים.
ערכים בולטים של המקצוע
- יחסים בין-אישיים טובים - יכולות הקשבה, הנעת צוותים והבנת צרכים של אנשים הם קריטיים ליצירת סביבת עבודה הרמונית ואפקטיבית.
- עצמאות בקבלת החלטות - עליו לדעת לקבל החלטות גם בסביבה משתנה, לדעת לשקול את כלל הגורמים ולפעול בביטחון, גם ללא פיקוח ישיר.
- הישגיות ותחושת סיפוק - כשמנהל אדמיניסטרטיבי מתפקד היטב, התהליכים הארגוניים מתייעלים, השירות משתפר והמטופלים מקבלים חוויית שירות טובה יותר.
- אחריות ומחויבות - התפקיד שדורש רמה גבוהה של אחריות אישית. הדבר נכון בייחוד בארגוני בריאות , שם עליו לפעול בהתאם לכללים אתיים ורגולטוריים, תוך שמירה על טובת הארגון והמטופלים.
- רגישות - הבנת הצרכים של כל הגורמים בארגון ויכולת לאזן ביניהם. כשמדובר במערכת הבריאות, ערך הרגישות הוא חשוב שבעתיים שכן מדובר בעבודה מול אוכלוסיות מגוונות של מטופלים.
הדרך לקריירה במערכת הבריאות - תואר ראשון בניהול מערכות בריאות
תואר ראשון בניהול מערכות בריאות מספק ידע תיאורטי ומעשי המכשיר את הסטודנטים להשתלב בתפקידי ניהול ותפעול כולל ניהול אדמיניסטרטיבי במוסדות רפואיים פרטיים וציבוריים. התואר כולל מגוון קורסים ייחודיים להקניית ידע וכלים להצלחה בתפקיד זה (כולל ידע בתחום לוגיסטיקה, רגולציה, תפעול, משאבי אנוש , חדשנות רפואית ועוד).
לפרטים נוספים, ייעוץ אישי והרשמה ללימודים – צרו קשר בטופס לפגישת ייעוץ.
